Allgemeine Geschäftsbedingungen GAo IM & GAo Meet

Einführung

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für die Nutzung von GAo IM, der Lösung für Instant Messaging unter der Domain im[.]gefahrenabwehr[.]online, sowie GAo Meet, der Lösung für Videokonferenzen & Webinare unter der Domain meet[.]gefahrenabwehr[.]online.

Die Nutzung von GAo IM und GAo Meet ist nur im Rahmen einer zeitlich begrenzten Teststellung sowie auf Basis eines zwischen Nutzer (Institution) und Anbieter (BRÜCK engineering) zu schließenden Vertrages mit einer definierten Laufzeit gestattet.

Ergänzende Angabe zu GAo IM: Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Mattermost Inc. finden Sie hier.

Name und Kontaktdaten des Anbieters

BRÜCK engineering
Ing. Sebastian Brück, MDM
Bergstr. 13a
53859 Niederkassel
E-Mail: info (at) brueck-engineering.com

Allgemeines

Das Chat-System “Mattermost” dient zur direkten Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Teilnehmer*innen innerhalb der Institution die Vertragspartner von BRÜCK engineering ist.
Das Videokonferenzsystem „Jitsi Meet“ dient zur Durchführung von Videokonferenzen und Webinaren zwischen zwei oder mehr Teilnehmerin*innen. Dabei muss ausschkießlich der Organisator / Host mitglieder der Institution sowie im Besetz der Zugagsdaten sein. Alle weiteren Teilnehmer*innen treten ohne jegliche Identifizierung der Videokonferenz oder dem Webinar bei.
Jede Institution der Gefahrenabwehr mit Sitz in Deutschland kann die kostenpflichtige Nutzung der Lösungen beantragen. Über die Nutzung ist ein Vertrag zwischen der Institution und dem Anbieter zu schließen.

GAo Instant Messaging

Auf Basis eines Vertrages über die Nutzung der Lösung zum Instant Messaging können sich Mitglied der Institution für den Dienst registrieren und Kommunikation mit allen registrierten Mitgliedern der eigenen Institution aufnehmen oder eigene Kanäle eröffnen, zu denen nach Wunsch Mitglieder der eigenen Institution eingeladen werden können. Nutzer können zudem freiwillig an einem Kanal zur Kommunikation zwischen allen registrierten Nutzern der Lösung (institutionsübergreifend) beitreten.

Die Gründung von Teams ist besonderen Rollen (i. d. R. 1 Person / Rolle pro Institution) vorbehalten. Fortgeschrittene Features – wie z. B. die Integration in andere IT-Dienste oder die Automatisierungen mit Chat-Bots – sind möglich, unterliegen aber weitreichenden Einschränkungen und sind nur dem Anbieter gestattet bzw. auf Antrag durch den Anbieter freizuschalten.

Der Zugriff auf Mattermost erfolgt in der Regel über einen Webbrowser oder über eine Mattermost-Client-App. Sämtliche Kommunikationsdaten werden dabei Server-seitig gespeichert, Webbrowser und Client-App dienen lediglich dazu, Zugriff auf die dort gespeicherte Kommunikation zu erhalten. Nutzer haben volle Kontrolle über die von ihnen dort vorgehaltenen Kommunikationen und können diese editieren oder entfernen.

GAo Meet

Auf Basis eines Vertrages über die Nutzung der Lösung für Videokonferenzen & Webinare erhält die Institution einen oder mehr Zugänge als Organisator / Host. Damit können Videokonferenzen & Webinare konfiguriert und gestartet werden. Alle weiteren Teilnehmer*innen, die zu der Videokonferenz / dem Webinar eingeladen sind, benötigen keine Zugangsdaten, sofern die Sitzung nicht durch den Organisator mit einem Passwort geschützt wird.

Die Anzahl an Videokonferenzen & Webinaren die durch einen Organisator / Host erstellt und durchgeführt werden können, ist nicht begrenzt. Weitere Funktionen – wie z. B. das Livestreaming von Konferenzen über YouTube oder die telefonische Einwahl von Teilnehmer*innen in eine Videokonferenz – sind möglich, unterliegen aber weitreichenden Einschränkungen und sind nur dem Anbieter gestattet bzw. auf Antrag durch den Anbieter freizuschalten.

Der Zugriff auf Jitsi Meet erfolgt in der Regel über einen Webbrowser oder über eine Client-App. Sämtliche Kommunikationsdaten werden dabei Server-seitig gespeichert, Webbrowser und Client-App dienen lediglich dazu, Zugriff auf die dort gespeicherte Kommunikation zu erhalten. Alle Videokonferenzen und Webinare sind flüchtig. Nach Beendigung der Videokonferenz / des Webinars bleiben keine Inhaltsdaten zurück.

Nutzungsbedingungen

Nutzerkreis
Die Nutzung von GAo IM und GAo Meet ist nur im Rahmen einer zeitlich begrenzten Teststellung sowie auf Basis eines zwischen Nutzer (Institution) und Anbieter (BRÜCK engineering) zu schließenden Vertrages gestattet.

Jeder Nutzer von GAo IM ist selber für seinen Account, ggf. seine Teams sowie die dort hinterlegte Kommunikation verantwortlich. Im Falle der missbräuchlichen Nutzung, können ggf. einzelne Nachrichten von Team- oder Systemadministratoren editiert oder entfernt werden, die Teilnahme an Teams oder Kanälen eingeschränkt, oder ggf. der komplette Account administrativ blockiert oder deaktiviert werden.

Jeder Nutzer von GAo Meet ist selber für seinen Account und die unter diesem Accont gehosteten / verwalteten Videokonferenzen und Webinare verantwortlich. Im Falle der missbräuchlichen Nutzung, können ggf. einzelne Konferenzen / Webinare blockiert / entfernt werden, die Teilnahme eingeschränkt, oder ggf. der komplette Account administrativ blockiert oder deaktiviert werden.

Der Anbieter behält sich vor, einzelne Nutzer und gesamte Institutionen ohne vorherige Ankündigung von der Nutzung des jeweiligen Dienstes auszuschließen, sollten die Art der Nutzung des Dienstes und/oder der Inhalt der Chatnachrichten und Videokonferenzen (sofern dieser dem Anbieter zur Kenntnis gelangt) gegen die Nutzungsbedingungen oder geltendes Recht verstoßen oder ein begründeter Verdacht dazu bestehen.

Teilnahmebedingungen
Um an GAo IM teilzunehmen, ist eine Registrierung mit Name, Vorname und E-Mail-Adresse notwendig.
Die Anmeldung am System erfolgt mit persönlichen Zugangsdaten die dem Nutzer nach der Registrierung zugesendet werden.

Um als Organisator / Host an GAo Meet teilzunehmen, sind Zugangsdaten erforderlich. Diese werden der Institution nach Vertragsabschluss zugesendet.
Um als Teilnehmer*in an GAo Meet teilzunehmen, sind keine Zugangsdaten notwendig, sofern der Organisator / Host die Konferenz nicht mit einem Passwort geschützt hat.

Datenhaltung

Sämtliche Kommunikationsdaten werden auf dem Server gespeichert und zur Ansicht vorgehalten. Beim Zugriff über Webbrowser oder Client-App werden keine Daten lokal beim Nutzer abgespeichert. Der Nutzer hat jedoch die Möglichkeit über Browser und App die Chat-Nachrichten auf dem Server zu verändern oder zu löschen.

Sobald Chat-Nachrichten an das Mattermost-Chat-System geschickt wurden, gelten diese als veröffentlicht.

Alle Nachrichten-Threads, sowohl in der 1-zu-1-Kommunikation, aber insbesondere auch solche in Teamchats (Kanälen) mit potentiell mehreren Nutzern, werden vorerst unbegrenzt aufbewahrt und archiviert. Eine Löschung der Nachrichten nach bestimmten Zeiten kann aber aus technischen Gründen notwendig sein.
Es wird daher keine längerfristige Verfügbarkeit der Chat-Verläufe garantiert.

Datensicherheit

Die zugehörigen Webserver und Datenbanken werden täglich gesichert.

Deprovisionierung

GAo IM
Da zu einer Chat-Nachricht immer mindestens zwei Personen gehören und im Mattermost-Chat-System sämtliche Kommunikation nur an einer zentralen Stelle gespeichert wird, kann eine Chat-Nachricht nicht ohne weiteres deprovisioniert oder gelöscht werden, da sich dies disruptiv auf die geführten Unterhaltungen auswirken würde.

Endet die Nutzung der Lösung durch das Ausscheiden des Nutzers aus der Institution die Vertragspartner von BRÜCK engineering ist, wird der Mattermost-Account nur deaktiviert und persönlichen Daten nur teilweise entfernt. Accountname, Displayname und die ihm zugehörigen Chat-Nachrichten bleiben erhalten. Erst wenn auf keine der Chat-Nachrichten des Nutzers mehr von anderen Nutzern zugegriffen werden kann, also eine Löschung keine aktiven Kommunikationsstränge mehr zerstört, werden der Account und ihm zugehörige Daten aus dem System entfernt.

Falls der Nutzer beim Ausscheiden aus der Institution den expliziten Wunsch hat, dass seine Daten aus dem Chat-System entfernt werden, so ist dies möglich. Einen entsprechenden formlosen Antrag auf Löschung kann der Nutzer über seine Institution (als Vertragspartner von BRÜCK engineering) an datenschutz (at) brueck-engineering.com oder postalisch an die obenstehende Adresse richten.

Endet die Nutzung der Lösung durch die Beendigung des Vertragsverhältnisses zwischen der Institution des Nutzers und BRÜCK engineering, werden mit Ablauf einer Frist von 4 Wochen alle Daten unwiederbringlich aus dem Chat-System entfernt.

Falls die Menge der vorgehaltenen Daten (auch pro Team oder pro Kanal) in Zukunft den Betrieb oder die Performance des Dienstes beinträchtigen sollten, behalten wir uns vor, administrativ einzuschreiten und ggf. entsprechende Limits zu setzen, etwa Limitierung der maximalen Nachrichten pro Kanal oder Löschen von alten Nachrichten nach einem gewissen Zeitraum.

GAo Meet
Alle Videokonferenzen und Webinare sind flüchtig. Nach Beendigung der Videokonferenz / des Webinars bleiben keine Daten auf dem Server oder in der Client-App zurück. Eine Videokonferenz / ein Webinar kann durch den Organisator / Host manuell beendet werden. Spätestens nachdem der/die letzte Teilnehmer*in die Konferenz verlassen hat, wird der Konferenzraum geschlossen und alle Daten gelöscht.

Falls die Anzahl der Videokonferenzen sowie die Menge der Teilnehmer*innen in Zukunft den Betrieb oder die Performance des Dienstes beinträchtigen sollten, behalten wir uns vor, administrativ einzuschreiten und ggf. entsprechende Limits zu setzen, etwa Limitierung der maximalen Teilnehmer*innen pro Videokonferenz oder die Begrenzung der Anzahl der gleichzeitigen Videokonferenzen.